Spesialenhetens behandling av personopplysninger skjer først og fremst ved straffesaksbehandlingen, men også i andre sammenhenger behandler vi slike opplysninger. Vår behandling i straffesaker reguleres av politiregisterloven og straffeprosessloven, mens vår øvrige behandling av personopplysninger reguleres i personopplysningsloven.
Spesialenheten skal behandle personopplysninger på en lovlig og sikker måte. På denne siden kan du lese mer om hvordan vi behandler slike personopplysninger og hvilke rettigheter du har som registrert i våre systemer.
1. Behandlingsansvaret
Sjefen for Spesialenheten er ansvarlig for den behandlingen som skjer ved enheten. Det samme gjelder for opplysninger om Spesialenhetens medarbeidere.
2. Personvernombud
Spesialenheten har utpekt et personvernombud som skal involveres i spørsmål om beskyttelse av personopplysninger. Personvernombudet skal kontrollere at Spesialenheten overholder regelverket om behandling av personopplysninger, og rådgi Sjefen for Spesialenheten, som behandlingsansvarlig, og de ansatte om korrekt behandling av slike opplysninger.
Du kan kontakte personvernombudet hvis du har spørsmål om personvern i Spesialenheten, herunder for veiledning om hvordan du skal gå frem for å kreve dine rettigheter etter personvernregelverket eller har konkrete spørsmål knyttet til behandling av dine opplysninger.
Henvendelser om personvern kan rettes til post@spesialenheten.no eller til Spesialenheten for politisaker, postboks 93, 2301 Hamar.
3. Behandling av personopplysninger i straffesakene
3.1. Hvilke opplysninger behandler vi i straffesaker – og om hvem?
Straffesaker inneholder personopplysninger om de ulike involverte, og vår behandling av opplysningene reguleres av politiregisterloven og straffeprosessloven.
Straffesakene inneholder først og fremst personopplysninger om:
- personer som er eller har vært mistenkt for et straffbart forhold
- personer som har anmeldt et forhold
- personer som er fornærmet eller vitne ved et straffbart forhold
- personer noen av de involverte har forklart seg om
- representanter for parter i sakene (for eksempel advokat eller verge)
- sakkyndige
- medarbeidere i Spesialenheten som har vært involvert i saken
- faktiske opplysninger som identitet, kontaktinformasjon, familieforhold, arbeidsforhold, etc.
- de involvertes observasjoner og subjektive oppfatninger om en hendelse
I tillegg vil såkalte særlige kategoriene av personopplysninger som helseopplysninger, etnisk og rasemessig opprinnelse, genetiske og biometriske opplysninger, seksuelle forhold/orientering ikke sjelden inngå i straffesaker i den grad det er strengt nødvendig for behandlingen av den konkrete sak.
3.2. Hvor henter vi opplysningene fra?
Spesialenheten innhenter opplysninger gjennom etterforsking av saker. Opplysningene er samlet inn gjennom forklaringer gitt av de registrerte selv, men også gjennom andres forklaringer, søk i tilgjengelige kilder (andre etaters registre og åpne kilder), uttalelser fra sakkyndige, gjennom bruk av tvangsmidler som for eksempel ransaking og beslag, og andre etterforskingsskritt. Ved behov innhenter vi straffesaker fra politiet, informasjon fra politioperativt register (PO-logg) og arrestjournaler.Sjefen for Spesialenheten vil behandle disse opplysningene for å påtaleavgjøre saken (for eksempel utferdige tiltale eller henleggelse), og deretter eventuelt føre saken for retten.
Spesialenheten vil også kunne innhente opplysninger fra utenlandske myndigheter og internasjonale organisasjoner, og ved å innhente opplysninger fra enkelte andre offentlige organer som for eksempel skatteetaten.
For øvrig innhenter Spesialenheten ved behov opplysninger fra bl.a. følgende nasjonale politiregistre:
- Straffesaksregisteret (STRASAK) som inneholder opplysninger om mottak av anmeldelser og oppfølgning av straffesaker. Registeret gir oversikt over saksgangen for alle straffesaker og danner også grunnlag for en rekke statistikker.
- Reaksjonsregisteret (SSP) som inneholder opplysninger om ilagt straff og andre tiltak som følge av lovbrudd. Det registreres opplysninger om personalia, reaksjoner og tiltak.
3.3. Hvordan behandler vi straffesaksopplysningene?
Straffesaksopplysningene foreligger både i form av tekst (papir og elektronisk), bilder (papir og filer), og som film- og lydfiler.
Straffesakene behandles og oppbevares i saksbehandlingssystemet Basis Løsning (BL), på papir og i elektroniske arkivsystemer.
3.4. Opplysningene i straffesakene som kilde til politiets registre
Det er en nær kobling mellom Spesialenhetens straffesaksbehandling og enkelte av politiets sentrale registre. Opplysningene i politiets straffesaksregister (STRASAK) og reaksjonsregisteret (SSP) hentes fra saksbehandlingsløsningen BL. Således vil for eksempel Spesialenhetenstiltalebeslutninger overføres fra saksbehandlingsløsningen BL til straffesaksregisteret, og rettskraftige straffereaksjoner blir overført til reaksjonsregisteret.
Spesialenheten sender underretning til politimesteren om påtaleavgjørelsen. I de saker som sendes til politimesteren for administrativ gjennomgang, sendes også underretning til Politidirektoratet og eventuelt til statsadvokatembetet.
4. Behandling av personopplysninger i forbindelse med enkelthenvendelser utenfor konkrete straffesaker
Spesialenheten mottar henvendelser fra enkeltpersoner som kan inneholde personopplysninger. Vår behandling av slike henvendelser følger personopplysningslovens og forvaltningslovens regler. Etter offentleglova kan utenforstående få innsyn i opplysningene i disse dokumentene.
Korrespondansen og vår saksbehandling arkiveres etter gjeldende arkivlovgivning. Dersom henvendelsen ikke er arkivverdig blir den slettet når vi har behandlet den ferdig.
Vår saksbehandling av henvendelser utenfor konkrete straffesaker skjer ved bruk av det elektroniske saksbehandlings- og arkivsystemet Public 360, i tillegg til filområder, e-post og papir.
5. Taushetsplikt. Tilgang til og adgang til å utlevere opplysninger
Alle medarbeidere i Spesialenheten er pålagt en streng taushetsplikt. Dette innebærer at vi har plikt til å hindre at andre får tilgang til visse opplysninger, og at vi kun kan dele disse opplysningene med andre (utlevering) i den grad vi har særskilt hjemmel til dette. Slike hjemler finnes bl.a. i politiregisterloven kapittel 6. I noen tilfeller vil vi også utlevere opplysninger til allmennheten (f.eks. via media) og til forskningsprosjekter.
Straffeprosessloven regulerer hvilken rett og mulighet straffesakens parter har til å få innsyn i straffesakens dokumenter. Spesialenheten har for øvrig adgang til å dele opplysninger også med andre enn sakens parter etter nærmere regler i straffeprosessloven og politiregisterloven. Utleveringsadgangen her vil avhenge av hvem det skal utleveres til og hvilken interesse vedkommende har i opplysningene, i tillegg er det spørsmål om hvilket tidspunkt i saken det er aktuelt å utlevere opplysninger. For nærmere informasjon om disse reglene vises det til riksadvokatens veileder Innsyn i straffesaksdokumenter for andre enn sakens parter.
Den enkelte medarbeider i Spesialenheten gis tilgang til de systemer og registre han/hun har tjenestemessig behov for. Dette betyr at våre medarbeidere kun skal lese personopplysningene eller behandle dem på annen måte der hvor dette vil sette ham/henne i stand til å treffe en riktigere eller mer velbegrunnet avgjørelse, eller å kunne utføre tjenesten på en mer effektiv og hensiktsmessig måte.
For øvrig beskytter vi opplysningene med diverse sikkerhetstiltak som du kan lese mer om i punkt 9 nedenfor.
6. Behandling av personopplysninger om egne ansatte
Som arbeidsgiver kan Spesialenhetenbehandle personopplysninger om sine ansatte og oppdragstakere i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle sine plikter etter arbeids-/oppdragsavtalen. Utover personalia og kontaktperson registreres blant annet grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet, i tillegg til opplysninger om den ansattes arbeidsinstruks og eventuelle tilretteleggingstiltak.
Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpålagte utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.
Enkelte behandlinger av personopplysninger om egne medarbeidere skjer etter en avveining av Spesialenhetens interesse mot den registrertes interesse. Eksempelvis må den registrertes behov for personvern vike for arbeidsgivers interesse i å offentliggjøre navn og kontaktopplysninger på tilgjengelige ansattelister.
Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til inn- og utpasseringer av lokalene (nøkkelkortbruk), og bruk av IKT-systemene loggføres.
7. Behandling av personopplysninger om søkere til stillinger i Spesialenheten
Ved ansettelsesprosesser i Spesialenheten vil det utarbeides offentlig søkerliste, og allmenheten kan få innsyn i opplysninger gitt i prosessen etter reglene i offentleglova.
Personopplysningene som gis av søkere til ledige stillinger vil kun brukes til rekrutteringsformål, og kun være tilgjengelige for medarbeidere i Spesialenheten som jobber med rekruttering. Ved rekruttering benytter vi den elektroniske rekrutteringsportalen WebCruiter. Når søknadsfristen utløper, journalføres søknad med vedlegg i Spesialenhetens arkivsystem. Opplysningene du gir i CV, søknadsbrevet eller vedlagt vitnemål og annen dokumentasjon, vil lagres i databasen til WebCruiter frem til stillingen er besatt. Personopplysninger til den som blir ansatt, og utvidet søkerliste for stillingen vil bli arkivert i Spesialenhetens arkiv.
8. Lagringstid
Originaldokumenter i straffesakene arkiveres hos Spesialenheten. Dokumentene overleveres til Arkivverket etter om lag 20-30 år.
Personopplysninger som inngår i den øvrige delen av vår virksomhet lagres så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen, og arkiveres deretter etter gjeldende arkivlovgivning for offentlig myndighet.
9. Informasjonskapsler
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.
Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. Ekomloven § 2-7b.
9.1. Internettstatistikk
Vi samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på vårt nettsted med Matomo Analytics. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de to første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 123.456.789.123, brukes bare 123.456.XXX.XXX. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.
9.2. Informasjonskapsler Matomo Analytics
Analyseverktøyet Matomo Analytics plasserer informasjonskapsler på din maskin. Dette gjøres for at vi skal kunne samle inn statistikk, og slettes etter 90 dager. Du kan lese mer om nettstatistikk over.
9.3. Informasjonskapsler WordPress
Vår publiseringsløsning (CMS) plasserer to informasjonskapsler på din maskin. Disse brukes i forbindelse med innsending av skjemaer, og slettes etter 90 dager.
9.4. Skru av informasjonskapsler i din nettleser
You may choose to prevent this website from aggregating and analyzing the actions you take here. Doing so will protect your privacy, but will also prevent the owner from learning from your actions and creating a better experience for you and other users.
Du kan også velge bort en tredjepartsleverandørs bruk av informasjonskapsler ved å gå til bortvalgssiden for Network Advertising Initiative.
Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)
10. Informasjonssikkerhetstiltak
Vi beskytter opplysningene vi har om deg på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer, loggføring av våre medarbeideres bruk av våre systemer, og adgangskontroll til våre lokaler.
Vår største databehandler er Politiets IKT-tjenester (PIT) som står for driften av politisystemene (BL). All annen infrastruktur driftes, vedlikeholdes og forvaltes av Spesialenheten egne IKT-ansvarlige.
Til lønn- og regnskapssystem bruker vi tjenester fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) som benytter egne servere. SAP blir brukt som system for å administrere arbeidstid, overtid og fravær for våre ansatte. Dette driftes også av DFØ.
Spesialenhetens nettside og alle dataene ligger hos WP-Hosting, som drifter og driver support på nettsidene.
11. Kontroll og tilsyn
Behandlingsansvarlig for den enkelte behandlingen har ansvaret for at behandlingen av personopplysninger skjer til et fastsatt formål og for øvrig i samsvar med gjeldende regelverk. I tillegg vil personvernombudet kontrollere at Spesialenhetens behandling skjer i henhold til regelverket.
Datatilsynet er tilsynsmyndigheten for Spesialenhetens behandling av personopplysninger, og vil føre tilsyn av eget tiltak. Datatilsynet kan også utføre kontroller etter begjæring fra den som er/antar å være registrert.
12. Dine rettigheter – og hvordan du kan utøve dem
12.1. Innsyn i egne personopplysninger
Din rett til innsyn i den enkelte straffesak reguleres av straffeprosesslovens regler om dokumentinnsyn.
For det tilfelle at Spesialenheten har utlevert opplysninger om deg til andre (utover den informasjonsdelingen som skjer med de involverte i den aktuelle straffesaken etter reglene i straffeprosessloven) har du rett til å få vite til hvem vi har utlevert opplysninger til og hvilke typer opplysninger som er utlevert. Din rett til slikt innsyn kan imidlertid nektes dersom det er nødvendig av hensyn til blant annet kriminalitetsbekjempelse, nasjonal sikkerhet eller vern av andre personer.
Dersom du ønsker innsyn i straffesaksregisteret, reaksjonsregisteret eller andre av politiets registre og systemer må du henvende deg til politiet. Du finner mer informasjon om dette på www.politiet.no.
For øvrig har du etter personopplysningsloven rett til innsyn i opplysninger vi behandler om deg i vår saksbehandling utenom straffesaker. Hvis du ber om innsyn i dette kan du blant annet få informasjon om hvor opplysningene er hentet fra, hvilke formål opplysningene blir brukt til, om og eventuelt til hvem opplysningene er utlevert.
12.2. Begjæring om retting, sletting – og klagemuligheter
Dersom du mener Spesialenheten har registrert uriktige, ufullstendige eller utdaterte opplysninger om deg, eller at vår behandling av dine opplysninger skjer på en måte som ikke er i samsvar med regelverket har du ulike alternativer:
- For opplysninger i og behandling av den enkelte straffesak:
Slike begjæringer sendes Spesialenheten, som vurderer dem etter reglene i straffeprosessloven. - Opplysninger i og behandling av saker utenom den enkelte straffesak:
Slike begjæringer sendes Spesialenheten, som vil behandle dem etter reglene i personopplysningsloven, sammenholdt med forvaltningsloven, arkivloven og øvrig regelverk. - Dersom du mener Spesialenheten ikke behandler personopplysninger på den måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet. Før du gjør det vil vi gjerne at du tar kontakt med personvernombudet vårt slik at vi kan redegjøre for behandlingen først.
Mer informasjon om hvordan du bør gå frem for å klage til Datatilsynet finner du på Datatilsynets nettsider.
Dersom du har ytterligere spørsmål om Spesialenhetens behandling av personopplysninger kan du skrive til vår e-postadresse: post@spesialenheten.no.